Vull treballar com a freelance en esdeveniments, què he de saber?

Com sabeu, hi ha diferents tipus d’agències: de comunicació, d’organització de congressos (OPC), del mercat incoming (DMC), agències emissores (mercat outgoing) o agències de producció, entre d’altres. Avui m’agradaria parlar del segment MICE (Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions).

L’accés al món dels esdeveniments en si no és difícil, ja que et pots introduir des de diferents àmbits, disciplines o estudis; l’espectre de perfils és il·limitat. No necessària i únicament, com sol creure’s, els freelances provenen del sector turístic. Alguns fins i tot combinen més d’una activitat professional. Dit això, hi ha tres dinàmiques de treball com a freelance: en oficina (presencial o teletreball), en operativa (execució de l’esdeveniment sobre el terreny) i mixt (combinació oficina/operativa).

Els freelances d’oficina treballen per projectes i amb una tarifa fixa per dia, mentre que els operatius treballen per serveis i amb tarifes, segons franges horàries. L’ideal per tenir feina tot l’any és poder combinar les dues opcions. És fonamental un bon nivell d’anglès i com més idiomes millor.

Del perfil d’oficina sol haver-hi molta demanda ja que les agències requereixen la seva col·laboració per fer front als pics de treball. Segons el projecte, es pot treballar per dies, setmanes o mesos. Per omplir la teva agenda possiblement hauràs de treballar amb diverses agències, per això hauràs d’adaptar-te a diferents metodologies de treball i ser flexible, ja que cada agència i cada client és un món.

Per treballar de projecte en projecte, tenir bons coneixements dExcel i PowerPoint, així com ser eficient, meticulós i ordenat, tajudarà molt. Si et reconeixes en aquest perfil, et serà relativament fàcil que comptin amb tu.

Pots ésser cap de projecte o assistent. Hauràs de prestar atenció al briefing, fer propostes, preparar presentacions, fer cotitzacions, crear i dissenyar el programa i gestionar la facturació. Podràs liderar el projecte sencer (des de la cotització fins a tancar els comptes) o una part (gestió del transport, allotjament, activitats, sopars, etc.). Quan us passen l’expedient d’un projecte ja en marxa és important repassar bé tots els detalls.

Per cert, sabeu quantes persones hi ha implicades en l’organització d’un esdeveniment? Coneixes bé els diferents proveïdors? Transport, hotels, restaurants, càterings, empreses d’activitats, audiovisuals, muntadors, proveïdors industrials (stands, fusteria, il·luminació, decoració, mobiliari, plantes, disseny gràfic, il·lustració, redacció, impressió…), guies oficials, intèrprets, traductors, hostesses , seguretat, personal de neteja, protocols, tràmits oficials (ex.: permisos), etc. Sense una bona producció i coordinació logística de tots els actors, la funció no en pot sortir bé.

Aquest perfil és qui executa el programa de lesdeveniment. És el primer i darrer contacte que el participant tindrà en destinació, per tant, l’amabilitat i la flexibilitat, la capacitat de gestió i improvisació, més un bon coneixement de la ciutat i els proveïdors són fonamentals. Representen la qualitat dels serveis de l‟agència.

Són la cara de l’esdeveniment o els actors a l’ombra. Juntament amb els project managers de les agències, són els responsables que l’esdeveniment surti bé, segons ha contractat. No serveix de res crear un super esdeveniment si després no es coordina bé, es comenten errors o es fastigueja una part per no tenir en compte tots els detalls. Poden ser dies molt intensos i de poca estona dormir. Et sents còmode amb això?

Dels freelances d’operativa o coordinadors on site, les agències acostumen a treballar amb els que ja coneixen. Tot i així, aquesta sol ser l’opció més inestable quant a ingressos.

Els freelances d’operativa poden ajudar molt les agències donant un feedback dels serveis, indicant nous proveïdors i ajudant a resoldre imprevistos. Estar al dia és important.

En tots dos perfils, has de tenir molta capacitat per acceptar canvis d’última hora (modificacions al programa, cancel·lacions, variacions als vols…), i conèixer bé les noves tecnologies: registre amb iPads, apps de reunions, etc., i, cada cop més, coneixements de sostenibilitat en esdeveniments.

Aconseguiràs feina presentant-te a les agències ia través de les recomanacions dels companys. No hi ha cap associació de freelances al sector MICE.

Pel que fa a les tarifes, el ventall és molt ampli. Cada agència acostuma a tenir les seves. Al mercat incoming (receptiu), el treball d’oficina sol ser un fix per dia i l’operativa depèn del tipus de serveis. Són molt variables. Al mercat outgoing (emissor), és una tarifa plana per dia, també depenent de l’agència. Però compte, no et deixis enlluernar pels números inicials. Desglossa’ls bé. Pensa que no es treballa tot l’any, que has de restar de la tarifa el 15% d’IRPF i la quota d’autònoms, que va augmentant.

Per poder facturar, és obligatori estar donat d’alta a l’IAE (Hisenda) i al Règim Especial de Treballadors Autònoms (Seguretat Social). Tingues en compte que hauràs de fer diferents tràmits administratius al llarg de l’any: IVA trimestral, resum d’IVA anual i altres formularis, segons la teva situació en particular. Per reduir el risc d’inspecció, és recomanable mantenir-se d’alta fins i tot durant els mesos de menys feina.

D’altra banda, algunes agències us poden demanar el Certificat de Contractistes i és molt aconsellable que us informeu bé sobre el tema de la jubilació. Per això, és aconsellable tenir un bon assessor.

Cap feina no és perfecta, però si t’apassiona el tracte amb la gent, submergir-te en diferents cultures i descobrir nous llocs, així com la gestió i organització, ia més tens capacitat d’adaptació, ets flexible i resolutiu manejant els imprevistos que sempre sorgeixen i no t’importen les jornades llargues, aleshores: Benvingut al món dels esdeveniments!

T’animes?

Font – Cristina Muñoz – https://www.eventoplus.com/preguntale-al-experto/quiero-trabajar-como-freelance-en-eventos-que-tengo-que-saber/