Factors per organitzar un esdeveniment

És de vital importància que l’empresa tingui clar si necessitem una organització tradicional o en canvi busquem alguna cosa creativa per cridar l’atenció dels convidats. Igualment important és que tingui clares les dates i el lloc de la celebració, el pressupost que tenim per a l’esdeveniment, el programa de desenvolupament, la gestió de proveïdors i les accions que s’han de realitzar, tant abans, com durant i després de l’esdeveniment .

Desenvolupament de l’esdeveniment

Com llegim en aquesta informació sobre organització d’esdeveniments a Bilbao, l’empresa organitzadora ha de tenir molt clares les característiques del tipus d’esdeveniment que realitzarà. Si aquest punt ho té clar, no tindreu cap problema a l’hora d’oferir-nos la informació. Aquesta informació dependrà del tipus dʼesdeveniment que lʼempresa vulgui organitzar, ja que actualment hi ha una àmplia varietat dʼesdeveniments, entre els quals destaquen les exposicions, els congressos, els festivals o les fires.

Anàlisi dels objectius

Preparar un esdeveniment és molt important, però tenir clars els objectius també ho és. L’empresa que ens organitzarà tot, ha de tenir molt clar quins són els objectius i com els buscarà. Per aconseguir-ho, pot ser una bona opció que lempresa organitzadora sigui capaç de preparar lesdeveniment mantenint la filosofia de lempresa. Així es pot transmetre tota l’essència sense problemes.

Preparació de la llista de convidats

Un esdeveniment sense convidats no és res, per això és tan important. Com cal esperar, l’empresa que programa tot haurà de passar un llistat a l’empresa que organitzarà l’esdeveniment.

En aquest llistat s’haurà d’exposar el nombre de convidats perquè l’empresa organitzadora pugui crear les invitacions, enviar-les i confirmar que els assistents acudiran a l’esdeveniment. Depenent de la professionalitat de lempresa i del nivell de lesdeveniment, la invitació serà de més o menys qualitat. Però el que és realment important és que tot el llistat de convidats rebi la seva invitació perquè tingui l’opció d’anar-hi.

La importància de la presidència i de l’amfitrió

Tot esdeveniment que cal tenir una bona presidència i un bon amfitrió per demostrar que l’empresa ha aconseguit fer una bona feina, encara que hagi estat de la mà d’una empresa organitzadora. Aquestes figures sempre han de ser-hi presents, sobretot si l’esdeveniment té caràcter formal. En aquest cas, l’amfitrió serà la persona més important i serà la que representi en primera persona l’empresa que està fent l’esdeveniment.

La importància de l´amfitrió en aquest tipus d´esdeveniment és molt important. Si el paper no està definit, l’empresa organitzadora pot ser la que recomani una sèrie de funcions específiques per aconseguir que tot surti perfectament.

Normalment, una d’aquestes funcions sol ser presidir l’esdeveniment, alhora que l’empresa haurà de col·locar els convidats per ordre d’importància. Perquè us facis a la idea, el convidat d’honor sempre ha d’estar assegut al costat de l’amfitrió.

Per acabar, també és important que l’empresa sigui capaç d’aconseguir que l’esdeveniment sigui el trending topic del moment per cridar l’atenció de tot el món i demostrar que l’empresa ha fet una bona feina. Recordeu, l’objectiu dels esdeveniments és donar a conèixer a l’empresa o mostrar alguna cosa.

Font – https://empresasymarketing.es/informacion-solicitar-empresa-organizacion-eventos/

Han participat en aquesta trobada virtual: Miquel Fortuny de Shocklogic, Alex Barber d’Eventscase, José Luis Fernández d’evenTwo, Jonathan Ysaye de TechForMICE, Marcos Eguillor de Vidiv, José Aguilera d’Xpansion digital, Charlie de Redtorres, Robert Masana d’eTechSuite El Monnier.

Els esdeveniments han tornat amb més força que mai i segons hem pogut comprovar ens trobem en un moment de positivisme, amb un tancament d’any ple d’activitat. Després de tantes restriccions, la presencialitat és la joia de la corona, ja que la gent es vol veure i compartir unes copes cara a cara. Tot i això, els esdeveniments virtuals i híbrids no han desaparegut del tot. Ens hem assegut amb alguns representants d’empreses tecnològiques per conèixer de primera mà quina és la situació actual.

Segurament abans de plantejar-nos si fer un esdeveniment presencial, virtual o híbrid, hauríem de tenir clares quines són les característiques de cadascú. En aquest sentit, el format que pot portar més confusió és l’híbrid, fins i tot entre els professionals que hi treballen hi ha certes discrepàncies. El que sí que queda clar és que són esdeveniments que combinen una part presencial amb una de virtual, però és més complicat que això. Tal com planteja Marcos Eguillor de Vidiv, quan vam haver de passar als esdeveniments virtuals i híbrids, la majoria de la gent pretenia agafar els esdeveniments presencials i traslladar-los a l’àmbit digital, però aquests esdeveniments requereixen els seus propis codis i llenguatge.

«Un esdeveniment híbrid no és un esdeveniment físic retransmès per qualsevol solució tecnològica, necessita fer certes adaptacions», afirma. A més, hi ha altres aspectes que cal tenir en compte com la durada, el contingut o la interacció; en aquest sentit, per a Alex Barbero d’Eventscase, és imprescindible “una relació bidireccional per poder parlar d’un esdeveniment híbrid, sinó que només és un streaming”.

No obstant això, encara que per a ells la interacció és una part fonamental que cal tenir en compte, es troben que moltes vegades, la part virtual d’un esdeveniment és entesa com un back up. Tal com ens explica José Luis Fernández d’evenTwo, si escau reben poques peticions d’esdeveniments híbrids i en molts ho veuen com una assegurança per si l’esdeveniment presencial fallés d’alguna manera.

«Els assistents que acudeixen a l’esdeveniment presencial són com els VIPs, tenen accés a tota l’experiència, mentre que els que es connecten en remot només poden accedir a l’streaming i poc més (tot i que la plataforma els ofereixi més possibilitats)», comenta. Coincideix amb ell Charlie de Redtorres que afirma que als híbrids “s’està restringint la possibilitat que els que estan en remot puguin participar en el directe, només veure l’streaming”.

L´opinió d´aquesta trobada és unànime: els esdeveniments presencials són la primera opció. De cara al 2023 preveuen que hi hagi més esdeveniments presencials i més grans, però, José Aguilera de Xpansion digital, es mostra segur en afirmar que: “l’esdeveniment híbrid o el streaming tornarà, ja sigui per crisis o retallades als pressupostos ”. En aquest sentit, hi ha companyies que veuen en aquests formats un aliat per a cert tipus d’esdeveniments, especialment formacions curtes, rodes de premsa o esdeveniments en què preval la internacionalització (tot i que també s’està utilitzant per a congressos, fires i conferències de gran format) . Més enllà de l’aspecte econòmic, hi ha altres factors que determinen el format que trien les empreses i són els objectius. En aquest sentit, Jonathan Ysaye de TechForMICE creu que és necessari que les empreses treballin amb una planificació a mitjà termini que defineixi els formats dels propers 5 esdeveniments en funció dels seus objectius.

Tot i això, per a Fernando de Le Monnier, més enllà del format, l’important és esbrinar com la tecnologia pot millorar la interacció d’un esdeveniment, ja que per a ell “un esdeveniment ha de ser una dinàmica que generi un engagement” i que, a més d’interactuar a nivell de poder fer preguntes en remot, també cal donar la possibilitat de compartir coneixement.

Tothom parla de la importància de les dades i del mesurament de resultats, però realment les empreses fan casos als informes? En aquesta qüestió sembla haver-hi força consciència entre tots “ningú es mira ni analitza res”. Encara que els demanen que facin desenvolupaments per captar una dada específica o els demanen que les opcions per mesurar les votacions estiguin actives, al final no es descarreguen l’informe ni els demanen els resultats.

La dada més sol·licitada és el tracking, que és el temps que cada assistent ha estat connectat veient el streaming.

Encara hi ha un gran desconeixement per part d’agències i clients del que la tecnologia pot oferir als esdeveniments, segurament per això, en la majoria dels casos la integració tecnològica només s’aplica durant l’esdeveniment.

En aquest sentit, parlem de l’ús d’una aplicació que, entre altres coses, permet registrar els assistents i fer un seguiment de l’assistència, penjar el programa, etc. Però més enllà del durant, és estrany que el client faci servir l’app de manera prèvia a l’esdeveniment o per donar-li continuïtat. Tot i això, Alex d’Eventscase diu que, cada vegada es troben més que als briefings els clients els plantegen (encara que sigui de manera superficial i poc definida) com volen que la tecnologia i la digitalització estigui present en certs aspectes de l’esdeveniment.

Font – https://www.eventoplus.com/articulos/cual-es-el-futuro-de-los-eventos-hibridos-y-virtuales-conclusiones-del-encuentro-tech/