D’aquesta manera, i malgrat que la desescalada ja ha començat a omplir els carrers, estem segurs que els esdeveniments virtuals han trepitjat fort i es quedaran amb nosaltres durant molt, molt de temps. Així ho pensen també a EventoPlus, que creuen que aquest canvi ha comportat la consolidació d’una figura professional al sector dels esdeveniments:

El canvi (obligatori) al qual ens hem vist doblegats aquests darrers mesos a la nostra indústria, ha propiciat que la figura del virtual event manager es demani cada vegada més.

Virtual Event Manager

Fem un repàs per aquesta interessant figura professional de què EventoPlus ha tret els seus talents:

Seguiu l’escaleta amb detall

Una de les claus principals d’un esdeveniment virtual és la seva curta durada, ja que retenir els usuaris a través de les pantalles es torna una tasca difícil. Per això, com a organitzador d’esdeveniments virtuals és imprescindible ser organitzat i seguir a ulls clucs l’escaleta de l’esdeveniment. Especial menció als webinars i als ponents: les seves exposicions no han de durar més de 45 minuts -com a molt- si no volem perdre els nostres assistents.

Temperància

Un virtual event manager ha de ser un veritable sensei de la moderació. Als esdeveniments virtuals es necessita una gran capacitat de reacció ja que es té molt poc marge. És imprescindible, per tant, tenir la capacitat de saber sortir airós de situacions incòmodes i fer-ho de manera immediata.

Capacitat de transmetre allò que necessites

Ser un bon comunicador, tant en forma com en temps, és un must per a aquest tipus de professionals. Al ciberespai tenim poc temps per captar l’atenció i el virtual event manager ho ha de fer de la forma adequada i en el menor temps possible.

Alleugeradors nats

Un organitzador d’esdeveniments virtuals ha de tenir un art especial per fer pressa d’una manera elegant o graciosa. És molt habitual que els ponents se’n vagin de temps i és tasca de l’event manager «obligar-los» a alleugerir, sempre de manera diplomàtica.

Team Dream

Un event manager virtual ha de tenir molts dons, però també és estrictament imprescindible comptar amb un bon equip darrere de l’esdeveniment per generar continguts atractius o amb un bon equip tècnic que sincronitzi les ponències.

Ser proactiu

La tecnologia està en evolució constant i és fonamental no tenir por de provar noves plataformes o, en general, nous formats per atraure l’atenció de l’usuari.

Sempre al dia de les novetats

Per acabar, aquest tipus de professionals han de ser cercadors incansables de les novetats del món virtual. Navegar per la xarxa és bàsicament el seu estil de vida.

Font – https://www.protocoloimep.com/organizacion-de-eventos/virtual-event-manager/

Han participat en aquesta trobada virtual: Miquel Fortuny de Shocklogic, Alex Barber d’Eventscase, José Luis Fernández d’evenTwo, Jonathan Ysaye de TechForMICE, Marcos Eguillor de Vidiv, José Aguilera d’Xpansion digital, Charlie de Redtorres, Robert Masana d’eTechSuite El Monnier.

Els esdeveniments han tornat amb més força que mai i segons hem pogut comprovar ens trobem en un moment de positivisme, amb un tancament d’any ple d’activitat. Després de tantes restriccions, la presencialitat és la joia de la corona, ja que la gent es vol veure i compartir unes copes cara a cara. Tot i això, els esdeveniments virtuals i híbrids no han desaparegut del tot. Ens hem assegut amb alguns representants d’empreses tecnològiques per conèixer de primera mà quina és la situació actual.

Segurament abans de plantejar-nos si fer un esdeveniment presencial, virtual o híbrid, hauríem de tenir clares quines són les característiques de cadascú. En aquest sentit, el format que pot portar més confusió és l’híbrid, fins i tot entre els professionals que hi treballen hi ha certes discrepàncies. El que sí que queda clar és que són esdeveniments que combinen una part presencial amb una de virtual, però és més complicat que això. Tal com planteja Marcos Eguillor de Vidiv, quan vam haver de passar als esdeveniments virtuals i híbrids, la majoria de la gent pretenia agafar els esdeveniments presencials i traslladar-los a l’àmbit digital, però aquests esdeveniments requereixen els seus propis codis i llenguatge.

«Un esdeveniment híbrid no és un esdeveniment físic retransmès per qualsevol solució tecnològica, necessita fer certes adaptacions», afirma. A més, hi ha altres aspectes que cal tenir en compte com la durada, el contingut o la interacció; en aquest sentit, per a Alex Barbero d’Eventscase, és imprescindible “una relació bidireccional per poder parlar d’un esdeveniment híbrid, sinó que només és un streaming”.

No obstant això, encara que per a ells la interacció és una part fonamental que cal tenir en compte, es troben que moltes vegades, la part virtual d’un esdeveniment és entesa com un back up. Tal com ens explica José Luis Fernández d’evenTwo, si escau reben poques peticions d’esdeveniments híbrids i en molts ho veuen com una assegurança per si l’esdeveniment presencial fallés d’alguna manera.

«Els assistents que acudeixen a l’esdeveniment presencial són com els VIPs, tenen accés a tota l’experiència, mentre que els que es connecten en remot només poden accedir a l’streaming i poc més (tot i que la plataforma els ofereixi més possibilitats)», comenta. Coincideix amb ell Charlie de Redtorres que afirma que als híbrids “s’està restringint la possibilitat que els que estan en remot puguin participar en el directe, només veure l’streaming”.

L´opinió d´aquesta trobada és unànime: els esdeveniments presencials són la primera opció. De cara al 2023 preveuen que hi hagi més esdeveniments presencials i més grans, però, José Aguilera de Xpansion digital, es mostra segur en afirmar que: “l’esdeveniment híbrid o el streaming tornarà, ja sigui per crisis o retallades als pressupostos ”. En aquest sentit, hi ha companyies que veuen en aquests formats un aliat per a cert tipus d’esdeveniments, especialment formacions curtes, rodes de premsa o esdeveniments en què preval la internacionalització (tot i que també s’està utilitzant per a congressos, fires i conferències de gran format) . Més enllà de l’aspecte econòmic, hi ha altres factors que determinen el format que trien les empreses i són els objectius. En aquest sentit, Jonathan Ysaye de TechForMICE creu que és necessari que les empreses treballin amb una planificació a mitjà termini que defineixi els formats dels propers 5 esdeveniments en funció dels seus objectius.

Tot i això, per a Fernando de Le Monnier, més enllà del format, l’important és esbrinar com la tecnologia pot millorar la interacció d’un esdeveniment, ja que per a ell “un esdeveniment ha de ser una dinàmica que generi un engagement” i que, a més d’interactuar a nivell de poder fer preguntes en remot, també cal donar la possibilitat de compartir coneixement.

Tothom parla de la importància de les dades i del mesurament de resultats, però realment les empreses fan casos als informes? En aquesta qüestió sembla haver-hi força consciència entre tots “ningú es mira ni analitza res”. Encara que els demanen que facin desenvolupaments per captar una dada específica o els demanen que les opcions per mesurar les votacions estiguin actives, al final no es descarreguen l’informe ni els demanen els resultats.

La dada més sol·licitada és el tracking, que és el temps que cada assistent ha estat connectat veient el streaming.

Encara hi ha un gran desconeixement per part d’agències i clients del que la tecnologia pot oferir als esdeveniments, segurament per això, en la majoria dels casos la integració tecnològica només s’aplica durant l’esdeveniment.

En aquest sentit, parlem de l’ús d’una aplicació que, entre altres coses, permet registrar els assistents i fer un seguiment de l’assistència, penjar el programa, etc. Però més enllà del durant, és estrany que el client faci servir l’app de manera prèvia a l’esdeveniment o per donar-li continuïtat. Tot i això, Alex d’Eventscase diu que, cada vegada es troben més que als briefings els clients els plantegen (encara que sigui de manera superficial i poc definida) com volen que la tecnologia i la digitalització estigui present en certs aspectes de l’esdeveniment.

Font – https://www.eventoplus.com/articulos/cual-es-el-futuro-de-los-eventos-hibridos-y-virtuales-conclusiones-del-encuentro-tech/