Factores para organizar un evento

Es de vital importancia que la empresa tenga claro si necesitamos una organización tradicional o en cambio buscamos algo creativo para llamar la atención de los invitados. Igual de importante es que tenga claros las fechas y el lugar de la celebración, el presupuesto que tenemos para el evento, el programa de desarrollo, la gestión de proveedores y las acciones que se deben realizar, tanto antes, como durante y después del evento.

Desarrollo del evento

Como leemos en esta información sobre organización de eventos en Bilbao, la empresa organizadora tiene que tener muy claras las características del tipo de evento que va a realizar. Si este punto lo tiene claro, no tendrá ningún problema a la hora de ofrecernos la información. Esta información dependerá del tipo de evento que la empresa quiera organizar, ya que actualmente hay una amplia variedad de eventos, entre los que destacan las exposiciones, los congresos, los festivales o las ferias.

Análisis de los objetivos

Preparar un evento es muy importante, pero tener claros los objetivos también lo es. La empresa que va a organizarnos todo, debe tener muy claro cuáles son los objetivos y como los va a buscar. Para conseguirlo, puede ser una buena opción que la empresa organizadora sea capaz de preparar el evento manteniendo la filosofía de la empresa. Así se podrá transmitir toda la esencia sin problemas.

Preparación de la lista de invitados

Un evento sin invitados no es nada, de aquí que sea tan importante. Como es de esperar, la empresa que programa todo tendrá que pasar un listado a la empresa que organizará el evento.

En este listado se tendrá que exponer el número de invitados, para que la empresa organizadora pueda crear las invitaciones, mandarlas y confirmar que los asistentes acudirán al evento. Dependiendo de la profesionalidad de la empresa y del nivel del evento, la invitación será de más o menos calidad. Pero lo realmente importante es que todo el listado de invitados reciba su invitación para que tenga la opción de acudir.

La importancia de la presidencia y del anfitrión

Todo evento que se precie tiene que tener una buena presidencia y un buen anfitrión para demostrar que la empresa ha conseguido realizar un buen trabajo, aunque haya sido de la mano de una empresa organizadora. Estas figuras siempre deben estar presentes, sobre todo si el evento tiene carácter formal. En este caso, el anfitrión será la persona más importante y será la que represente en primera persona a la empresa que está realizando el evento.

La importancia del anfitrión en este tipo de acontecimiento es muy importante. Si el papel no está definido, puede ser la empresa organizadora la que recomiende una serie de funciones específicas para conseguir que todo salga perfectamente.

Normalmente, una de estas funciones suele ser la de presidir el evento, a la vez que la empresa deberá colocar a los invitados por orden de importancia. Para que te hagas a la idea, el invitado de honor siempre tiene que estar sentado al lado del anfitrión.

Para finalizar, también es importante que la empresa sea capaz de lograr que el evento sea el trending topic del momento para llamar la atención de todo el mundo y demostrar que la empresa ha realizado un buen trabajo. Recuerda, el objetivo de los eventos es dar a conocer a la empresa o mostrar algo.

Fuente – https://empresasymarketing.es/informacion-solicitar-empresa-organizacion-eventos/

Han participado en este encuentro virtual: Miquel Fortuny de Shocklogic, Alex Barbero de Eventscase, José Luis Fernández de evenTwo, Jonathan Ysaye de TechForMICE, Marcos Eguillor de Vidiv, José Aguilera de Xpansion digital, Charlie de Redtorres, Robert Masana de eTechSuite y Fernando de Le Monnier.

Los eventos han vuelto con más fuerza que nunca y según hemos podido comprobar, nos encontramos en un momento de positivismo, con un cierre de año lleno de actividad. Después de tantas restricciones, la presencialidad es la joya de la corona, ya que la gente quiere verse y compartir unas copas cara a cara. Sin embargo, los eventos virtuales e híbridos no han desaparecido del todo. Nos hemos sentado con algunos representantes de empresas tecnológicas para conocer de primera mano cuál es la situación actual.

Seguramente antes de plantearnos si realizar un evento presencial, virtual o híbrido, deberíamos tener claras cuáles son las características de cada uno. En este sentido, el formato que puede traer más confusión es el híbrido, incluso entre los profesionales que trabajan con él hay ciertas discrepancias. Lo que sí que queda claro es que son eventos que combinan una parte presencial con una virtual, pero es más complicado que eso. Tal y como plantea Marcos Eguillor de Vidiv, cuando tuvimos que pasar a los eventos virtuales e híbridos, la mayoría de la gente pretendía coger sus eventos presenciales y trasladarlos al ámbito digital, pero estos eventos requieren de sus propios códigos y lenguaje.

“Un evento híbrido no es un evento físico retransmitido por cualquier solución tecnológica, necesita hacer ciertas adaptaciones”, afirma. Además, hay otros aspectos a tener en cuenta como la duración, el contenido o la interacción; en este sentido, para Alex Barbero de Eventscase, es imprescindible “una relación bidireccional para poder hablar de un evento híbrido, sino solo es un streaming”.

Sin embargo, aunque para ellos la interacción es una parte fundamental que debe tenerse en cuenta, se encuentran que muchas veces, la parte virtual de un evento es entendida como un back up. Tal y como nos cuenta José Luis Fernández de evenTwo, en su caso reciben pocas peticiones de eventos híbridos y en muchos de ellos lo ven como un seguro por si el evento presencial fallara de algún modo.

“Los asistentes que acuden al evento presencial son como los VIPs, tiene acceso a toda la experiencia, mientras que los que se conectan en remoto solo pueden acceder al streaming y poco más (aunque la plataforma les ofrezca más posibilidades)”, comenta. Coincide con él Charlie de Redtorres que afirma que en los híbridos “se está restringiendo la posibilidad que los que están en remoto puedan participar en el directo, solo ver el streaming”.

La opinión de este encuentro es unánime: los eventos presenciales son la primera opción. De cara a 2023 prevén que haya más eventos presenciales y más grandes, sin embargo, José Aguilera de Xpansion digital, se muestra seguro al afirmar que: “el evento híbrido o el streaming va a volver, ya sea por crisis o recortes en los presupuestos”. En este sentido, hay compañías que ven en estos formatos un aliado para cierto tipo de eventos, especialmente formaciones cortas, ruedas de prensa o eventos en los que prima la internacionalización (aunque también se está utilizando para congresos, ferias y conferencias de gran formato). Más allá del aspecto económico, hay otros factores que determinan el formato que las empresas eligen y son los objetivos. En este sentido, Jonathan Ysaye de TechForMICE, cree que es necesario que las empresas trabajen con una planificación a medio plazo que defina los formatos de los próximos 5 eventos en función de sus objetivos.

Sin embargo, para Fernando de Le Monnier, más allá del formato, lo importante es averiguar cómo la tecnología puede mejorar la interacción de un evento, ya que para él “un evento tiene que ser una dinámica que genere un engagement” y que, además de interactuar a nivel de poder hacer preguntas en remoto, también tiene que darse la posibilidad de compartir conocimiento.

Todo el mundo habla de la importancia de los datos y de la medición de resultados, pero ¿realmente las empresas hacen casos a los informes? En esta cuestión parece haber bastante conciencia entre todos “nadie se mira ni analiza nada”. Aunque les piden que hagan desarrollos para captar un dato específico o, les piden que las opciones para medir las votaciones estén activas, al final no se descargan el informe ni les piden los resultados.

El dato más solicitado es el tracking, que viene a ser el tiempo que cada asistente ha estado conectado viendo el streaming.

Todavía hay un gran desconocimiento por parte de agencias y clientes de lo que la tecnología puede ofrecer a los eventos, seguramente por eso, en la mayoría de los casos la integración tecnológica se aplica solo durante el evento.

En este sentido, hablamos del uso de una aplicación que, entre otras cosas, les permite la registrar a los asistentes y hacer un seguimiento de la asistencia, colgar el programa, etc. Pero más allá del durante, es raro que el cliente use la app de manera previa al evento o para darle continuidad. Sin embargo, Alex de Eventscase dice que, cada vez se encuentran más que en los briefings los clientes les plantean (aunque sea de manera superficial y poco definida) cómo quieren que la tecnología y la digitalización esté presente en ciertos aspectos del evento.

Fuente – https://www.eventoplus.com/articulos/cual-es-el-futuro-de-los-eventos-hibridos-y-virtuales-conclusiones-del-encuentro-tech/