El kick-off anual té un objectiu clar: donar el tret de sortida al nou cicle amb l'equip alineat amb els objectius i amb energia per començar. La realitat és que molts kick-offs acaben sent actes protocol·laris: una presentació llarga de la direcció, dades de l'any anterior, objectius del nou any, dinar i tornada a l'oficina. L'impacte és limitat perquè el format no ajuda l'equip a fer seus els missatges.
El problema dels kick-offs habituals
El model de kick-off més estès consisteix que la direcció transmet informació i l'equip la rep de manera passiva. Aquest model té una utilitat limitada per generar compromís, perquè la informació que es comunica en un esdeveniment no s'assimila ni s'interioritza de la mateixa manera que quan hi ha participació activa. Un kick-off que només informa es pot substituir per un correu electrònic ben escrit.
Què diferencia un kick-off que activa l'equip
Un kick-off amb impacte té com a mínim una d'aquestes característiques: permet als assistents fer alguna cosa amb la informació —debatre, prioritzar, reaccionar—, genera un moment de celebració genuïna —un reconeixement, una fita compartida, una notícia positiva— o crea connexió entre persones que no interactuen habitualment.
Estructura recomanada
- Obertura amb energia (no un discurs llarg: pot ser un vídeo, una dinàmica, un convidat)
- Resum de l'any anterior: què ha funcionat, amb honestedat (15-20 minuts)
- Objectius del nou cicle: comunicats amb context, no només amb xifres (20-30 minuts)
- Treball en grups: com pot contribuir l'equip des de la seva funció (45-60 minuts)
- Posada en comú i tancament a càrrec de la direcció (15-20 minuts)
- Dinar com a espai de networking no forçat
Presencial, híbrid o remot: com decidir-ho
Les empreses amb equips repartits en diverses oficines o amb part de l'equip en remot s'enfronten a una decisió addicional: concentrar el kick-off en una seu única implica desplaçaments i costos de viatge i allotjament, però genera un esdeveniment amb més força, perquè tot l'equip comparteix el mateix espai i els mateixos moments. Repartir el kick-off en diverses seus connectades per streaming redueix el cost, però dilueix l'energia del format: és difícil que una dinàmica de grup funcioni igual de bé a través d'una pantalla. La solució intermèdia que millor funciona és reunir els equips directius i una mostra representativa de cada oficina en una seu física, i compartir en diferit els continguts clau amb la resta de l'equip, amb materials adaptats a un format asíncron.
El paper de la direcció
La presència de la direcció en un kick-off té més impacte quan és propera i honesta que quan és formal i institucional. Els missatges que els equips valoren més en aquests esdeveniments són els que reconeixen les dificultats de l'any passat, els que contextualitzen els objectius amb claredat i els que deixen espai per a preguntes. Un discurs llarg sense espai per a la reacció té un impacte molt menor.
Cas d'estudi
MediaMarkt FestivalConvenció anual per a la xarxa comercial de MediaMarkt Espanya, continuació d'un format consolidat any rere any amb la xarxa comercial com a protagonista.
Quan cal fer el kick-off
El moment de l'any en què se celebra el kick-off en condiciona l'efectivitat. Fer-lo la primera setmana de gener, just després de les vacances, deixa poc marge de preparació i coincideix amb la tornada a la rutina, cosa que resta energia a la convocatòria. Moltes empreses obtenen millors resultats si endarrereixen el kick-off a finals de gener o fins i tot al febrer, quan l'equip ja ha recuperat el ritme de treball i els objectius del nou cicle estan més ben definits. Una altra opció, habitual en companyies amb un any fiscal diferent de l'any natural, és alinear el kick-off amb l'inici real de l'exercici, que pot caure en qualsevol mes.
Producció: la mesura justa
Un kick-off no necessita una producció de gala. El que sí que necessita és un espai còmode que faciliti la participació, un so que permeti escoltar bé durant hores i un programa que respecti els temps i no s'allargui. La sobreproducció en un kick-off pot generar distància: l'equip sent que l'esdeveniment és més un espectacle que una conversa.
Errors habituals en planificar un kick-off
- Convocar el kick-off el mateix dia de la tornada de vacances, sense marge perquè l'equip es reincorpori
- Dissenyar tot el programa des de la direcció sense consultar els equips que després l'hauran d'executar
- Dedicar més pressupost a la producció visual que al contingut i a la dinàmica del programa
- No deixar temps per a preguntes o dubtes de l'equip després dels anuncis importants
- Repetir el mateix format any rere any sense recollir el feedback del kick-off anterior
La setmana després del kick-off
L'impacte d'un kick-off no es mesura el dia de l'esdeveniment, sinó la setmana següent. Si els equips tornen amb un parell d'idees concretes i amb la sensació que la direcció ha estat clara i accessible, l'esdeveniment ha complert la seva funció. Si la sensació és que va ser un dia fora de l'oficina sense conseqüències per a la feina, cal revisar el format.